A troca de administradora deve incluir um inventário formal de documentos financeiros, bancários, trabalhistas, fiscais, contratuais, cadastrais e operacionais. A lista varia conforme o condomínio, mas um checklist reduz perdas e permite conferir o que foi entregue.
Documentos institucionais
- convenção e alterações;
- regimento interno;
- atas de assembleias;
- cartão do CNPJ e cadastros;
- procurações vigentes;
- livros, registros e documentos societários aplicáveis.
Documentos financeiros e bancários
- balancetes e prestações de contas;
- extratos de contas e aplicações;
- posição de saldos por fundo;
- conciliações bancárias;
- orçamento vigente;
- contas a pagar e a receber;
- comprovantes e documentos das despesas;
- relação de inadimplência e acordos;
- acessos, procurações e autorizações bancárias.
Funcionários e prestadores
- cadastros e contratos;
- folha e encargos;
- férias e afastamentos;
- benefícios;
- exames, treinamentos e documentos obrigatórios;
- processos trabalhistas;
- contratos de terceirização.
Dados pessoais devem ser transferidos por meio seguro e apenas para finalidades legítimas da administração.
Contratos, seguros e certificados
- contratos de manutenção e serviços;
- aditivos e propostas;
- apólices de seguro;
- AVCB ou CLCB quando aplicável;
- laudos, certificados e planos de manutenção;
- garantias de equipamentos e obras;
- relação de vencimentos e responsáveis.
Cadastros e operação
- unidades, proprietários e ocupantes;
- veículos e acessos;
- fornecedores;
- chamados em andamento;
- reservas e regras das áreas comuns;
- chaves, controles, tokens e arquivos físicos;
- manuais e procedimentos internos.
Processos e pendências
- processos judiciais e administrativos;
- cobranças em andamento;
- notificações;
- obras e manutenções abertas;
- sinistros;
- decisões de assembleia ainda não executadas.
Como formalizar a entrega
Crie um termo ou relatório com item, período, formato, responsável, data e observação. A nova administradora deve conferir os dados e registrar pendências sem alterar ou descartar documentos recebidos.
Também é recomendável definir como os acessos da empresa anterior serão encerrados após a confirmação da transferência.
Atenção aos prazos de guarda
Documentos possuem prazos diferentes conforme sua natureza. Antes de eliminar qualquer arquivo, o condomínio deve consultar profissionais contábeis, trabalhistas e jurídicos.
A Villa Nova pode apresentar um cronograma de implantação para condomínios em São Paulo e Guarulhos.
Perguntas frequentes
Quem é responsável por solicitar os documentos?
O síndico representa o condomínio e deve acompanhar a transição. A nova administradora pode fornecer checklist e apoio operacional.
Documentos digitais são suficientes?
Depende do documento, da origem e dos requisitos de validade e guarda. A transição deve preservar integridade e acesso.
O que fazer se houver documentos faltantes?
Registre a ausência, solicite formalmente e avalie o impacto com profissionais responsáveis. Não presuma saldos ou obrigações sem conferência.
Quer uma gestão mais organizada e transparente?
A Villa Nova atende condomínios em São Paulo e Guarulhos com acompanhamento próximo e soluções sob medida.